A NAV kötelező online adatszolgáltatás arra szolgál, hogy a Navnak elküldje a számlákat. FONTOS TENNIVALÓK HASZNÁLAT ELŐTT Regisztrálás a NAV-nál Regisztrálni kell egy fiókot a https://onlineszamla.nav.gov.hu oldalon. Ez a videó segít az útmutatásban: https://youtu.be/1mcm_027-Cs Főbb lépések: Regisztrálni kell a fiókot (szükség lesz ügyfélkapu belépésre,saját adószámra, céges adószámra és egyéb adatokra) Be kell jelentkezni a rendszerbe (a bejelentkezési nevet és jelszót ajánlatos leírni!) Felhasználók menüpont / Új felhasználó Technikai felhasználó kiválasztása Jelszó rögzítése (kétszer), majd ki kell pipálni a Számlák kezelését és Számlák lekérdezését. Mentés. A rendszer legenerálja a felhasználó nevét. A lap alján rá kell kattintani a Kulcs generálás gombra. A technikai felhasználó nevét, Xml aláírókulcsát és Xml cserekulcsát mentsük el, mert ezek szükségesek ahhoz, hogy a program a NAVval tudjon kommunikálni! Szoftver : Beállítások menü – NAV beállítások: NAV kötelező online adatszolgáltatás – beállítás a programban A Beállítások menüben keressük ki a NAV beállítások fület “Adóhatósági adatszolgáltatás: kimenő xml könyvtár” :Állítsuk be a kimenő Xml könyvtárat (előtte kattintsunk a Navigáló soron a szerkesztés gombra). Ebbe a könyvtárba fogja a program elkészíteni azokat az xml állományokat, melyeket a NAV-nak fog küldeni. Ha hálózatban, több gépről használja a könyvtárat, akkor gondoskodnia kell róla, hogy az itt beállított könyvtár legyen megosztva a hálózaton és írni tudjanak bele a többi számítógépről is! “Adóhatósági adatszolgáltatás: ilyen Áfa tartalom felett küldje el a számlát” beállíthatjuk, hogy a program milyen Áfa tartalom felett küldje ki a számlákat a NAV-nak. Az alapértelmezett a 100 000 Ft volt eddig, ezt át 2020.07.01-től át kell állítani 0-ra, majd újraindítani a programot. “Adóhatósági adatszolgáltatás: küldő program könyvtára“: állítsuk be azt a könyvtárat, mely azt a futtatható programot tartalmazza, mely elküldi a NAV-nak az xml állományokat. A program neve olszcommandline.exe és az OnlineSzamla_20.dll is szükséges ugyanabban a könyvtárban “Adóhatósági adatszolgáltatás: küldő program beállításai” : ha az “Adóhatósági adatszolgáltatás: küldő program könyvtára” jól van beállítva (és a programot újraindítottuk), akkor erre a gombra kattintva lehet meghívni a NAV küldéssel kapcsolatos beállításokat. Ha valami miatt ez mégsem működik (például egy vírusölő letiltja), akkor manuálisan is meg lehet hívni az adott könyvtárban ezzel a paranccsal: “OlszCommandLine.exe SETTINGS” A fenti beállítások módosítása után újra kell indítani a programot! Szoftver : Beállítások menü – egyéb beállítások: Fontos kitölteni az összes alábbi adatot helyesen: Cégnév Adószám Bankszámlaszám Részletes cím adatok. Legalább ezeket ki kell tölteni: Irányítószám Település Közterület neve Közterület jellege Szoftver : Ügyfelek adatai: Szintén fontos kitölteni a részletes cím adatokat: Irányítószám Település Közterület neve Közterület jellege Értelemszerűen, ha több cím adat is van pl. emelet, akkor azt is ki kell tölteni. A helyes adószámot is fontos kitölteni! Hogy ellenőrizzük, hogy működik a NAV online számla felküldése? Nyissa meg a Számla Böngészés ablakot Kattinson egy kis összegű számlára (ezt fogja tesztként elküldeni a NAV-nak) Kattintson az Egyéb menü / “Kijelölt száma újraküldése a NAV-nak” menüpontjára Ez indítja el a számla xml állomány legenerálását és felküldését a NAV-hoz Körülbelül egy perc után kattintson az Egyéb menü / “NAV-nak elküldött számlák” menüpontjára A megjelenő ablakban kattintsunk rá arra a sorra, mely a korábban elküldött számla sorszámát mutatja Ha felment a NAV adatbázisába, akkor itt a NAV tranzakciós ID már ki van töltve Kattintsunk a “Státusz ellenőrzés: Kijelölt számla” gombra. A program ellenőrzi a NAV-nál a számla állapotot és kitölti a NAV Státusz mezőbe. Két lehetőség van: – Ha DONE a státusz, akkor a NAV elfogadta – Ha nem, például ABORTED, akkor a NAV nem fogadta el a számlát. Ilyenkor a “NAV hibák” oszlopban megjelennek a hibák (lenti kép). Ha több számítógépen használjuk a programot, mindegyik számítógépen ellenőrizzük a fentieket, különböző számlákkal! A lenti képen látszik (kattinson rá, ha eredeti méretben szeretné látni), hogy a 35, 53, 54-es számlákat a NAV nem fogadta el (kiírta a hibákat is a NAV hibák oszlopba), a 36-os számlát elfogadta, a több számlánál még nem kattintott rá senki a “Státusz ellenőrzés: Kijelölt számla” gombra, ezért nem lehet tudni, hogy mi a státuszuk. Nav Online Számla beküldés 1.1 verzió : Navnak elküldött számlák A biztonság kedvéért érdemes a NAV oldalán is a számlákat a NAV online rendszerén! FONTOS TENNIVALÓK HASZNÁLAT ALATT A programunk elküldi a NAV-nak a számlát, DE attól még nem biztos, hogy a NAV elfogadja. Ugyanis a NAV a felküldött számlát ellenőrzi mindenféle szempontból és ha valamilyen adat nem megfelelő, nem fogadja el. Ilyen esetben olyan, mintha el sem küldte volna a NAV-nak. Néhány példa hibás adatokra: nincs, vagy rosszul van kitöltve az adószám, vagy bankszámlaszám, nincs kitöltve a közterület jellege. Ezért a saját érdekében, miután kiállított egy számlát á, körülbelül egy óra múlva nézze meg a NAV online rendszerén, vagy a mi rendszerünkben a Számla Böngészésben a “Navnak elküldött számlák” menüpont alatt, hogy minden rendben volt-e a számla feltöltéssel. Az ellenőrzés lépései: Jelentkezzen be a https://onlineszamla.nav.gov.hu oldalon a korábban megadott adatokkal Kattinson a Számlák / Adatszolgáltatások menüpontra Az aktuális hónap feltöltött számláit láthatjuk (lenti kép) A lap alján kattinsunk a legutolsó oldalt jelző ikonra ( >| ) Nézze meg, hogy a feltöltött számla mellett zöld pipa van (elfogadott), vagy piros X (visszautasított) Ha piros X-et lát, a kis lefelé mutató háromszög gombra kattintva nyissa meg az adott számlát A bal oldalon levő + gombra kattintva nézze meg a hiba okát NAV kötelező Online adatszolgáltatás, feltöltött számlák Hogyan működik a program? Ha a számla összege eléri az adott összeghatárt, a program legenerálja a NAV-nak elküldendő Xml állományt egy – a telepítésnél előre beállított – SendingQueueFolder könyvtárba. A Nav-nak a számlát nem a mi programunk küldi el, hanem egy OlszCommandLine.exe nevű program! Az OlszCommandLine.exe programot paraméterezéssel hívja meg a mi programunk : ez küldi el a NAV-nak a számlát! Ezért nagyon fontos, hogy a fenti program elérhető legyen a beállításokban levő “Adóhatósági adatszolgáltatás: küldő program beállításai” útvonalon! Mint ahogy fentebb írtuk, hiába küldi el a program a NAV-nak a számlát, ha a NAV nem fogadta el pl. rossz adószám miatt, olyan, mintha el sem küldték volna! Ezért a számla elküldése után ellenőrizni kell a NAV felületén, hogy elfogadta-e! Mikor fordulhat elő, hogy nem megy el a számla a NAV-nak? Ha olyan hibát tartalmaz a számla, hogy már az elején visszadobja (ilyenkor a
Számlázó program modulok
A számlázó szoftver moduljai Ezek a modulok közül nem mindegyik automatikus az Alap Számlázó szoftverben! Kérlek tekintsd meg a Számlázó program moduljainak listáját: Felhasználóval és jelszóval védett bejelentkezés a programba Felhasználók és jogosultságok kezelése a Számlázó programban Számlázó program Felhasználóval és jelszóval védett bejelentkezés Általános Beállítások Rugalmasan beállítható számla fejlécek és láblécek a Számlázó programban A teljes kinézetének megváltoztatása, több, mint 28 kinézet közti váltás egyetlen kattintással HTML sablon levél karbantartás Naplózás megtekintése Vevő karbantartás, korlátlan számú vevő felvitelével a Számlázó programban Termék karbantartás, korlátlan számú termék felvitelével a Számlázó program Új számla készítése Új Proforma számla készítése a Számlázó programban Előnézet számla véglegesítés 5 Forintos kerekítés készpénzes számla esetén a Számlázó programban Fordított adózású számla kiadása a programban Export számla kiadása (nincs Áfa) a Számlázó szoftverben Számla készítés közben a fejlécek és láblécek rugalmas átírása a Számlázó programban Logó megjelenítés, illetve elrejtés számla példányszámonként. Például, ha céges papírra nyomtatjuk a számlát, akkor az első példánynál kikapcsolhatjuk a logót számlázó programunkban, hiszen a céges papíron úgyis rajta van, de a 2-es és 3-as számla példányra rányomtatjuk Gyorskeresés a termékekre számla készítéskor. A termék nevének automatikus felajánlása gépeléskor a programban Gyorskeresés a vevőre számla készítéskor a Számlázó programban Új vevő felvitele menet közben (számla készítéskor) Számlakészítés külső állományból a Számlázó programban Számla Böngészés Számla másolat nyomatás a Számlázó programban A kijelölt Számla küldése e-mailben Csoportos e-mail küldés ügyfeleknek a html sablon kiválasztásával. A Számlázó Program felajánlja az összes olyan vevőt, akiknél az e-mail cím ki van töltve. Be lehet jelölni, hogy mely cégeknek szeretnénk küldeni, majd ki kell választani a korábban már létrehozott e-mail sablon. A levél küldés perszonalizált: a #NEV# mezőt automatikusan lecseréli a valós névre Felszólító levél küldése e-mailen lejárt határidejű számla esetén a programban A számlák Excelben exportálása a Számla szoftverben Listák, kimutatások a Számlázó programban A Számla Böngészésben kiválasztott számla duplikálása újként. Ilyenkor a számla program megnyit egy Új Számla ablakot, automatikusan betölti a tételeket és a vevő adatait, de természetesen mindent át lehet szerkeszteni véglegesítése előtt. Rengeteg időt lehet megspórolni vele. Számlánként beállítható, hogy az átutalási számlát kifizették-e, mikor fizették be, illetve mennyit fizettek be eddig a Számlázó programban Számlánként megjegyzéseket lehet fűzni a Számlázó szoftverben Színesen megjeleníti a stornó számla sorokat, hivatkozva a belőle készített számlára.És fordítva: az új számlában hivatkozik az eredeti lestornózott számlára.Az érvénytelenített számlákat piros, míg az érvénytelenítő számlákat kék színnel jeleníti meg. Új vevő felvitele menet közben Számlázó program Automatikus összesítés a leszűrt számlákra Proforma Számla Böngészés Számla készítés proforma számlából egy kattintással a Számlázó programban Házipénztár modul a Számlázó programban A Számlázó programot több számítógépről lehet használni. Korlátlan számú gép, amennyiben több licencet igényel Az ablakok helyzetének és méretének elmentése és automatikus betöltése Számlázó program Az adatrácsok oszlopainak felcserélése, elmentése és automatikus betöltése Csoportosítás bármilyen adatmezőre az adatrácsokban Keresés bármilyen adatmezőre az adatrácsokban a Számla szoftverben Szűrés bármilyen adatmezőre az adatrácsokban. A Szűrések elmentése állományban és visszatöltése a Számlázó programban. Ezzel a funkcióval rengeteg időt meg lehet spórolni. Egy komplex szűrés végén pl. “Ferteleki Kft.” cég két dátum közötti azon átutalásos számlái, ahol a végösszesen 100 000 Ft és 129 000 Ft között volt – el lehet menteni állományba a szűrési feltételt, így legközelebb nem kell újra előállítani a szűrési feltételt, csak meg kell nyitni a “szűrő állományt” és automatikusan betöltődik Egy kattintásos rendezés bármilyen adatmezőre a táblázatokban, akár többszörös rendezésben a Számlázó program. Például végösszeg szerinti csökkenő sorrendbe és azon belül számla kelte szerinti növekvő sorrendbe Egyedi Számlázó program nyomtatvány készítés. Az Ön igényei szerint elkészítjük a Számla program nyomtatványát. Számlázó program támogatás – emailben. Válaszidő 1-2 munkanap. Telefonon és Skype-on munkaidőben, a szoftver támogatása idejéig
Számla Böngészés
Számla böngészés modul a Számlázó programban Számla böngészés oszlopai Számla fejléc oszlopainak leírása Számla sorszáma: pl.: GFP/2014/000034 Számla kelte Fiz.határidő: fizetési határidő Telj.időpontja: teljesítés időpontja Fiz.mód: fizetés módja: Készpénz Átutalás Bankkártya Utánvét Csop. beszedés (csoportos beszedés) Cégnév Össz. Br.: összesen bruttó Stornó tip.: Stornó típusa. Ha érvénytelenítve lett egy számla, akkor az eredeti számla esetében a stornó típusa „Érvénytelenített” lesz. A hozzá kapcsolódó új számla (negatív számla) stornó típusa „Érvénytelenítő” lett. Fizetve?: ha az ügyfél teljes mértékben kiegyenlítette a számlát, akkor a számlánál be lehet kapcsolni a Fizetve (pipa) kapcsolót. Mikor fizetett?: Melyik napon teljesítette az ügyfél a számla kiegyenlítését. Mennyit fizetett?: A számla végösszegéből (Össz. Br.:) mennyit teljesített? És ezt mikor tette? (Mikor fizetett?:) Ford.Áfás?: Fordított Áfás Megjegyzés: Ha készült a számlához megjegyzés azt itt meg lehet nézni. Számla tételek oszlopainak leírása Termék név: termék neve Nettó egységár: a termék nettó eladási ára Mennyiség: termék mennyisége Nettó összár: Nettó egységár * mennyiség Csom.: termék csomagolási egysége (pl.: darab,doboz, kg …) Áfa % : termék áfa kategóriája (pl.: 27) Br.egys.ár: Bruttó egység ár. Nettó egységár * (1 + ( Áfa % /100)) Br.össz.ár: Bruttó összes ár. > Nettó összár * (1 + ( Áfa % /100)) Áfa össz.ár: Áfa összes ár. Nettó összár * Áfa% Szűrés blokk A szűrés lényege, hogy egy -tól (kezdő) és egy -ig (záró) dátum megadásával a számla kelte időpontjára lehet szűrni a számlákat. Alapban a szűrés ki van kapcsolva. Be kapcsolni a „Szűrés be/frissít” nyomógombbal lehet. Ekkor a megadott dátumhatárok között a jelennek meg a számlák. Ha be van kapcsolva a „Ki nem fizetett” opció (pipa), akkor csak azokat a számlákat jeleníti meg, ahol a szála még nem került kifizetésre. Év váltás: külön le lehet szűrni a számla kelte évét (legördülő menü), amely alapértelmezetten mindig az aktív év számláit jeleníti meg. Itt lehet bekapcsolni/kiválasztani az elmúlt éve(ke)t, és ennek megfelelően jelennek meg a kiállított számlák. Nyomógombok Érvénytelenítés nyomógomb Stornó számla készítése. Kiválasztásra került a kívánt számla. A szoftver felteszi a következő kérdést, „Valóban érvényteleníteni szeretné a következő xxx számlát?”, ahol az xxx jelenti a számlaszámot. Ha igen a válasz, akkor a kiválasztott számla érvénytelenítve lett. A szoftver automatikusan létrehozta a negatív számlát, és hozzárendeli a következő számla sorszámot. Számla másolat nyomtatása nyomógomb A kiválasztott számláról másolat készítése. Lehetőség van Nyomtatóra vagy PDF formátumba elkészíteni a számla másolatát. Ekkor a kinyomtatott számla jobb felső sorában megjelenik a következő szöveg: „Eredetivel megegyező másolat”. Bármennyi példányban nyomtatható. Számla duplikálása nyomógomb A kiválasztott számla minden adata betöltődik egy új számla készítésbe. Bármelyik adata módosítható. Lásd: Új számla készítés. A kijelölt számla elküldése ügyfélnek nyomógomb Lásd: „Küldjön részletes e-mailt az ügyfélnek véglegesítéskor?” Felszólító levél küldése nyomógomb 1. Felszólító levél küldése a kijelölt számlára: ha lejárt a fizetési határidő, akkor az ügyfél egy felszólító levelet (email) kap azzal kapcsolatban, hogy még nincs, vagy csak részen van kifizetve a számlája. Ha még nem járt le a fizetési határidő, akkor a következő figyelmeztető üzenet jelenik meg: „ A fizetési határidő még nem járt le!” 2. Felszólító levél küldése az össze ki nem fizetett számlára: a szoftver végignézi azokat a számlákat, amelyeknél a fizetési határidő már lejárt, és még nem rendezték a számlá(i)kat. Az ügyfelek felszólító levelet (email) kapnak. Excel nyomógomb A számla adatok kerülnek exportálásra excel táblázatba. Ha a számlázásnál valamilyen szűrés be van kapcsolva, pl.: csak a 2004-es számlákat jelenítse meg, akkor csak azok az adatok jelennek meg excel táblázatban. Számla listák nyomógomb Itt láthatóak a lekérdezések, listák, jelentések. Összes számla Táblázatos formátumban megjelennek a számlák. Ha valamilyen szűrés beállítva van a számla fejlécében az figyelmen kívül hagyja. Táblázat oszlopai Számlaszám, Cégnév, Telj,idő (teljesítés időpontja), Nettó (forintosított), Bruttó (5 Ft-ra kerekítve), Áfa, Nettó(eredeti). Bármelyik oszlopra lehet szűrni, a szűrési eredmény excelbe exportálható. Összes számla, tételek kihagyásával A lista formája (oszlopok) megegyezik az összes számla táblázatos formátumával, de itt a feljövő ablakban megadható, hogy bizonyos számla tételek pl.: „eper joghurt” nevű termék ne jelenjen meg a lekérdezésben. A kiválasztás a # karakterrel bővíthető. Pl.: eper joghurt#málnás joghurt. Böngészésben kiválasztott számlák Ha a számla fejlécben valamilyen szűrés történik, (pl.: csak egy bizonyos cégnév kerül szűrésre) csak azon tételek kerülnek listázásra. Táblázat oszlopai Számlaszám, Cégnév, Telj,idő (teljesítés időpontja), Nettó (forintosított), Bruttó (5 Ft-ra kerekítve), Áfa, Nettó(eredeti). Bármelyik oszlopra lehet szűrni, a szűrési eredmény excelbe exportálható. Böngészésben kiválasztott számlák, tételek kihagyásával A lista formája (oszlopok) megegyezik az böngészésben kiválasztott számla táblázatos formátumával, de itt a feljövő ablakban megadható, hogy bizonyos számla tételek pl.: „eper joghurt” nevű termék ne jelenjen meg a lekérdezésben. A kiválasztás a # karakterrel bővíthető. Pl.: eper joghurt#málnás joghurt. Cégenkénti összesítés (összes számla) Táblázatos formátumban megjelennek a számlák. Ha valamilyen szűrés beállítva van a számla fejlécében, az figyelmen kívül hagyja. Táblázat oszlopai Cégnév, Darab (hány számla lett kiállítva az adott cég számára), Nettó, Bruttó (5Ft-ra kerekítés), Áfa. Cégenkénti összesítés (böngészésben kiválasztott számla) Táblázatos formátumban megjelennek a számlák. Ha valamilyen szűrés beállítva van a számla fejlécében, az figyelembe veszi, és csak az annak megfelelőadatokat jeleníti meg a táblázat. A táblázat oszlopai megegyeznek a cégenkénti összesítés (összes számla) oszlopaival. Kiszámlázott, nyitott számlák (összes) Nyomtatás formátumban jelennek meg a számlák. Ha valamilyen szűrés beállítva van a számla fejlécében, az figyelmen kívül hagyja. Nyomtatvány oszlopai Számlaszám, Telj.időpontja, Cégnév, Nettó, Bruttó (5Ft-ra kerekítés), Áfa. Kiszámlázott nyitott számlák periódusra Első lépésben ki kell választani a számla kelte kezdő és záró dátumát, majd a listában ki kell választani, hogy a pénznem milyen formátum legyen. Ha a pénznem Ft alapú, akkor csak azon számlák lesznek megjelenítve a táblázatban, ahol a számla deviza típusa Ft. Ha pénznem pl. EUR típusú, akkor csak azok a számlák jelenleg meg a táblázatban, amelyek nem Ft-ban (más devizában) lettek kiszámlázva. Ha ki van választva (pipa) „Forintosítsa a deviza számlákat?” akkor nem a devizában megadott értékek, hanem annak forintosított változatai jelennek meg a táblázatban. A táblázat a következő mezőket (oszlop) tartalmazza Vevő (csoportosítva, vagyis vevőként rendezve jelennek meg az adatok), Számla száma, Számla kelte, Fiz. határidő, Teljesítés időpontja, Nettó, Bruttó, Áfa, Eddig fizetve. Kiszámlázott nyitott számlák periódusra Kiválasztott cégre Ez a megjelenítés annyiban különbözik a kiszámlázott nyitott számlák periódusra, hogy az első táblázatban ki kell választani az