Új számla készítése a Számlázó programban A Számla készítés a fő képernyő, bal felső nyomó gombjára klikkelve érhető el. A feljövő ablak Felső sor: itt helyezkednek el a program vezérlésével kapcsolatos menü pontok, nyomógombok. Az első ikon az ablak és a rácsok (táblázatok) pozícióját menti el. A második ikon az ablak és a rácsok (táblázatok) eredeti (alap) pozícióját (beállítását) állítja vissza. Ezáltal a beállított ablak mérete és pozíciója felülírásra kerül az alapbeállítás értékeivel. Természetes itt semmilyen adat nem veszik el.A harmadik ikon a termék táblában történő keresést teszi lehetővé. A feljövő ablakban a „Keresendő” mezőbe beírt szöveg alapján a termék táblázatban történik keresés. A „Keresési mező” legördülő menüjében a Megevezés, Eladási ár” Áfa% Csom.egys (csomagolási egység, amely lehet darab, doboz, kg …), Vtsz/Szj, Termék megjegyzés (amely egyéb információval látja el a terméket, pl.: Vigyázat! Törékeny) kiválasztásával a termék tábla megfelelő mezőjében lehet keresni. A Keresés módjának megadásával be lehet állítani, hogy a kiválasztott mezőben keressen vagy szűrjön. A „keresés” kiválasztásával a megadott keresendő szó alapján a termék táblában a kurzor rááll a megfelelő rekordra.  A találatot kiemelt színnel jelzi. A „szűrés” esetében csak azon termékek jelennek meg, amelyek tartalmazzák a megadott szó töredéket. A többi rekord (termék), amely nem felel meg a szűrésnek ideiglenesen eltűnik.Lehetőség van a szűrés törlésére, valamint a megadott kereső szó törlésére is. Logó megjelenítése beállítható (pipa), hogy az első eredeti számlán, a második (másolaton). és harmadik (másolaton) nyomtatáskor a megjelenjen-e a céges logó. Előnye, hogy spórolni lehet a nyomtató tintával! Forró billentyű leírás: Itt jelenik, meg a számlázáskor használható gyors billentyűk listája. Ez szoftver verziótól függően változhat. Egyéb funkciók Számla nyomtatvány kiválasztása: a szoftver verziótól függően több számla minta választható ki. Több számla „minta” választható ki, attól függően, hogy a számla fejlécében pl.: az ügyfél EU száma szerepeljen vagy sem.Lehetőség van arra, hogy a megrendelő saját számla formátumot, pl.: az ügyfél neve „Arial” 14 kövér betűtípus legyen, kék színű. Tételek exportálása Excelbe: Számla sorok (tételek) az alsó táblázat exportálása Excel-be Előnézet (F11) a nyomtatás előtt ellenőrizni lehet, hogy a kiválasztott termékek (alsó táblázat) adatai, az ügyfél adatai, fizetés módja (kp, átutalás stb…), dátumok, fejléc és lábléc beállítása rendesen megjelenik. Figyelem! Ebben a nézetben a számlán nem jelenik meg a számla sorszáma. Véglegesítés (F2) nyomtatásra kerül a kiállítandó számla. Hasonlóan az előnézethez, szoftver itt is megjeleníti a számla összes adatát a rendszer által a beállításban megadott számlaformátumnak megfelelően, és a rendszer által generál egyedi sorszámszámmal látja el a számlát. Ebben a nézetben lehet nyomtatni.Ezután a számla böngészésben megjelenik az elkészült számla. Ügyfél kiválasztás: az ablak jobb oldalán megjelenő „Ügyfél kiválasztás” nyomógombra klikkelve megjelenik egy táblázat, amely tartalmazza az ügyfelek adatait: Ügyfél azonosítóját (ez a szoftver által generált egyedi azonosító) Ügyfél nevét Ügyfél címét Lehetőség van ebben a táblázatban az „Általános” fülön keresni és szűrni. Az oszlopok átmozgatására, felcserélésére, elrejtésére, valamint a táblázat ablak beállításának elmentésére.Ha sikerült kiválasztani a megfelelő ügyfelet a „Kiválaszt” nyomógombra klikkelve az ügyfél adatai betöltődnek a számla készítés tábla megfelelő mezőibe: Ügyfél neve Ir.szám (irányítószám) Város Utca Házszám Adószám A fenti mezők bármikor módosíthatóak. Ezen adatok kerülnek a számla véglegesítésekor eltárolásra. Véglegesítés után már nem módosíthatóak. Kézzel történő kitöltés esetében lehetőség van arra, hogy a „Rögzítse az ügyfél adatokhoz véglegesítéskor? ” mező kiválasztásával (pipa) a szoftver új ügyfélként eltárolja a felvitt adatokat. Ezután már az „Ügyfél kiválasztás” nyomógombra klikkelve kiválasztható az ügyfél táblázatból. „Küldjön részletes e-mailt az ügyfélnek véglegesítéskor?” Ha ez a funkció ki van jelölve (pipa), akkor véglegesítéskor, ha a kiválasztott ügyfélnek meg van adva az elektronikus elérése (email cím), akkor az ügyfél kap egy emailt, amely tartalmazza (az elkészült számla adatait) küldő cég neve (amely megvásárolta a számlázás szoftvert) az ügyfél nevét számlaszámot fizetés módját számla keltét teljesítés időpontját fizetési határidőt bankszámla számát a számlán szereplő termékek táblázatban történő megjelenítését (Megnevezés,Mennyiség,Csom.egység,Nettó egységár,Áfa kulcs, Nettó,Áfa,Bruttó) valamit az összesítést: Nettó, Áfa, Bruttó Fizetés módja lehet: Készpénz Átutalás Bankkártya Utánvét Csop. beszedés (csoportos beszedés) Az alapértelmezett beállítás az Átutalás. Pénznem és Árfolyam Pénznem lehet: Forint, Euro, Dollár (ez a megrendelőtől függően változhat). A pénznem és a deviza (Euro és dollár) árfolyamának alap beállítása a Beállítások -> Pénznemek fül alatt lehet tehető meg. Ha a pénznem Forint alapú, akkor az árfolyam szorzója 1. Ha a pénznem nem Forint, akkor a fenti beállítások alap szorzóját alkalmazva a szoftver felteszi a következő kérdést „Át szeretné számoltatni a nettó értékeket xxx devizára az aktuális árfolyam értékkel?” . Itt az xxx a kiválasztott deviza neve „euro” vagy „dollár” jelenik meg. Ha igen a válasz, akkor a számla előnézetében megtekinthető, hogy a kiválasztott devizában, hogy alakulnak az értékek. Ha NEM a válasz akkor nem történik semmi!Az árfolyamnak az adott napi forint/deviza érteke is megadható, vagy bármilyen szorzó szám beírható. Az átszámol nyomógombot lenyomva ennek megfelelően kerülnek átszámításra a számla tételek értékei.Természetesen bármelyik devizára érvényesíthetőek az árak, és bármikor forint alapúvá is tehető. Számla dátumai Számla kelte: a számla kiállításának napja. Alapértelmezett mindig az adott nap dátuma. Ha már van kiállítva több számla, akkor a szoftver nem engedi, hogy az utolsó számla keltének dátumától kisebb dátumot nem enged megadni! Vagyis ha az utolsó számla kelte pl.: 2013.07.12, akkor a számla kelte nem lehet ennél kisebb, pl.: 2013.07.11. Ekkor a szoftver jelzi, hogy „A számla kelte sosem lehet korábbi, mint a legutóbbi kiállított számla keltének dátuma! (2013.07.12)”. A zárójel közötti dátum, az utolsó kiállított számla keltének dátuma. Naptár funkcióból kiválasztható! Fizetési határidő: dátum, amely meghatározza, hogy meddig kell a kiválasztott ügyfélnek a számát rendezni. Ezt a dátumot több feltétel változtathatja! Ha a fizetés módja „Készpénz”, akkor a fizetés határideje megegyezik a számla keltének dátumával. Ha a fizetés módja „Átutalás”, akkor az ügyfeleknél be lehet állítani, hogy átutalás esetében hány napra fizessen az ügyfél (Ügyfelek  ->  Fizetési határidő, ez általában 8 nap), amely a számla kelte dátumához hozzáadódik. Ha nincs beállítva az ügyfélnél, akkor a Beállítások -> Általános beállítások -> Általános fizetési határidőt veszi alapul a szoftver. Ha ez nulla (0), akkor a fizetési határidő dátuma megegyezik a számla keltének dátumával.A fizetési határidő kézzel bármikor átállítható! Naptár funkcióból kiválasztható! Teljesítés időpontja: az a dátum, amikor a teljesítés a valóságban megtörtént. Naptár funkcióból kiválasztható! Fejléc: