Házipénztár program – mit csinál és kinek hasznos?
A vállalkozások pénzügyi adminisztrációja nem merül ki a számlák kiállításában. Ha egy cég készpénzt is használ, akkor a készpénzmozgások nyilvántartása legalább olyan fontos, mint maga a számlázás. Egy készpénzes számla kiállításával ugyanis a vállalkozás pénztárában is megjelenik egy pénzmozgás, és ugyanígy dokumentálni kell azt is, amikor a pénztárból készpénzt vesznek ki.
Erre szolgál a házipénztár program, amely a vállalkozás készpénzforgalmának nyilvántartását és a hozzá kapcsolódó pénztárbizonylatok kezelését teszi egyszerűbbé.
A megfelelően kialakított házipénztár-modul egyik legnagyobb előnye, hogy a számlázás és a készpénzmozgások összekapcsolhatók. A StarSoft számlázó program Házipénztár modulja például a készpénzes számlák alapján automatikusan bevételi bejegyzést készít, illetve a pénztárból történő pénzkivét esetén kiadási pénztárbizonylat nyomtatható.
Mi az a házipénztár?
A házipénztár a vállalkozásnál található készpénz nyilvántartására és kezelésére szolgáló rendszer. Ide tartozik többek között a készpénz bevételezése, a pénztárból történő kifizetés, valamint az ezekhez kapcsolódó bizonylatok és pénztárjelentések kezelése.
Egyszerű példával:
Egy vállalkozás kiállít egy 50 000 Ft-os készpénzes számlát. Az ügyfél kifizeti az összeget, így a vállalkozás készpénzállománya 50 000 Ft-tal növekszik.
Ha később a cég 20 000 Ft-ot kifizet a pénztárból például egy kisebb beszerzésre, akkor a pénztár egyenlege 20 000 Ft-tal csökken.
A házipénztár feladata, hogy ezek a mozgások ne csak fizikailag történjenek meg, hanem megfelelően nyomon követhetők és bizonylatolhatók is legyenek.
A pénztári nyilvántartásban jellemzően külön kezelhetők a bevételek és a kiadások, és pénztárjelentés vagy egyenleg segítségével ellenőrizhető, hogy a nyilvántartás szerint mennyi készpénznek kell lennie a pénztárban. A korszerű házipénztár-rendszerekben a pénztárbizonylatok és pénztárjelentések kezelése is külön funkció lehet.
Mit csinál egy házipénztár program?
A házipénztár program alapvető célja, hogy a készpénzzel kapcsolatos adminisztrációt egyszerűbbé és átláthatóbbá tegye.
A program segítségével többek között:
- rögzíthetők a pénztári bevételek,
- rögzíthetők a pénztári kiadások,
- készíthetők bevételi és kiadási pénztárbizonylatok,
- nyomon követhető a pénztár aktuális egyenlege,
- visszakereshetők a korábbi pénzmozgások,
- nyomtathatók a pénztárbizonylatok,
- kezelhető a készpénzes számlák pénztári hatása,
- egyszerűbbé válhat a pénztár napi adminisztrációja.
Egy jól integrált rendszerben nem szükséges minden készpénzes számlát külön, kézzel újra felvinni a pénztárba. A StarSoft rendszerében például a készpénzes számla automatikusan növeli a pénztár összegét.
Ez különösen akkor hasznos, ha a vállalkozás rendszeresen állít ki készpénzes számlákat.
Mi a különbség a számlázó program és a házipénztár program között?
A két funkció szorosan kapcsolódhat egymáshoz, de nem ugyanazt a feladatot látják el.
A számlázó program elsősorban a számlák kiállítására és kezelésére szolgál. Segítségével létrehozhatók a vevői számlák, kezelhetők az ügyfelek és termékek, valamint a megfelelő rendszer esetén a NAV Online Számla adatszolgáltatás is automatizálható.
A házipénztár program ezzel szemben a készpénz tényleges mozgását követi nyomon.
A két terület között azonban fontos kapcsolat van.
Ha például egy vállalkozás 80 000 Ft értékű szolgáltatásról készpénzes számlát állít ki, akkor a számlázás mellett a vállalkozás készpénzállománya is változik. Egy integrált számlázó és házipénztár rendszerben ezt a két folyamat össze lehet kapcsolni.
Ez az egyik oka annak, hogy egy számlázó programhoz érdemes lehet házipénztár modult választani, ha a vállalkozásnak rendszeres készpénzforgalma van.
PRÓBÁLJA KI MÉG MA A SZÁMLÁZÓ SZOFTVERT
Mikor érdemes bekapcsolni a házipénztár modult?
Nem minden vállalkozásnak van szüksége ugyanolyan szintű pénztárkezelésre.
Ha egy vállalkozás szinte kizárólag átutalással vagy elektronikus fizetéssel dolgozik, és gyakorlatilag nincs készpénzforgalma, akkor egy házipénztár modul használata kevésbé lehet indokolt.
Más a helyzet akkor, ha rendszeresen történnek készpénzes tranzakciók.
A készpénzes számla és a pénztár kapcsolata
Sok vállalkozásnál éppen itt jelentkezik a legtöbb adminisztráció.
Tegyük fel, hogy egy szolgáltató 100 000 Ft értékben készpénzes számlát állít ki. A számla elkészítése önmagában nem jelenti azt, hogy a vállalkozás pénztárának nyilvántartása automatikusan naprakész lesz – ehhez a számlázó és a pénztárkezelés megfelelő összekapcsolása szükséges.
Egy integrált megoldásnál a folyamat jelentősen egyszerűbb lehet.
Számla kiállítása → készpénzes fizetés → pénztári bevétel rögzítése.
A StarSoft számlázó program Házipénztár moduljánál a készpénzes számlák automatikusan bevételi bejegyzést készítenek a pénztárban.
Ez nemcsak időt takaríthat meg, hanem csökkentheti annak az esélyét is, hogy ugyanazt az adatot kétszer kelljen manuálisan rögzíteni.
Mire figyeljünk házipénztár program választásakor?
Nem feltétlenül az a legjobb megoldás, amely a legtöbb funkciót kínálja. Sokkal fontosabb, hogy a vállalkozás napi működéséhez illeszkedjen.
Legyen egyszerűen kezelhető
A pénztárkezelés gyakran napi adminisztráció. Ha minden egyes bevétel vagy kiadás rögzítése hosszadalmas, akkor a munkatársak könnyebben halogatják vagy elrontják a rögzítést.
Az egyszerű, átlátható kezelőfelület ezért fontos szempont.
Kapcsolódjon a számlázáshoz
Ha ugyanabban a rendszerben kezelhető a számlázás és a házipénztár, kevesebb manuális adatbevitelre lehet szükség.
Különösen hasznos lehet, ha a készpénzes számla automatikusan megjelenik a pénztári nyilvántartásban.
Lehessen pénztárbizonylatot nyomtatni
A pénztárkezelés során fontos, hogy a rendszer a szükséges bizonylatok elkészítését is támogassa.
A StarSoft Házipénztár modulja például a pénzmozgásokról bizonylat nyomtatását is lehetővé teszi.
Legyenek visszakereshetők a korábbi mozgások
Egy jó házipénztár program nemcsak a jelenlegi egyenleg miatt hasznos. Legalább ennyire fontos, hogy egy korábbi pénzmozgás később is könnyen visszakereshető legyen.
Ez különösen hasznos könyveléskor vagy akkor, amikor egy adott pénztári tételt kell ellenőrizni.
