Online vs. asztali számlázó – melyik előnyösebb?
A megfelelő számlázó program kiválasztása egy vállalkozás működésében fontosabb kérdés, mint elsőre gondolnánk. A számlázás ugyanis nem csupán arról szól, hogy kiállítunk egy számlát a vevő részére. Egy korszerű számlázó szoftver segítségével kezelhetők a partnerek, a termékek és szolgáltatások, nyomon követhetők a kiállított bizonylatok, egyszerűsíthetők az adminisztrációs feladatok, és megfelelő beállítások mellett a NAV felé történő adatszolgáltatás is automatizálható.
A számlázó programok között azonban jelentős különbség lehet abban, hogy online, felhőalapú rendszerként vagy hagyományos, számítógépre telepített asztali programként működnek.
De vajon melyik a jobb választás?
A válasz nem minden vállalkozás számára ugyanaz. Az online és az asztali számlázó programoknak is megvannak a maguk előnyei és hátrányai, ezért a döntés előtt érdemes azt megvizsgálni, hogyan dolgozik a vállalkozás, hányan használják a rendszert, szükség van-e távoli hozzáférésre, illetve mennyire fontos az internetkapcsolattól való függetlenség.
Mit jelent az online számlázó?
Az online számlázó vagy felhőalapú számlázó olyan rendszer, amelyet jellemzően webböngészőn keresztül lehet használni. A program működéséhez általában nincs szükség arra, hogy a teljes számlázó szoftvert a felhasználó számítógépére telepítsék.
A vállalkozás munkatársa belép a rendszerbe, elvégzi a szükséges műveleteket, a számlázó rendszer pedig a háttérben kezeli az adatokat.
Ennek egyik legnagyobb előnye a helyfüggetlen használat. Ha van megfelelő internetkapcsolat és az adott felhasználó rendelkezik jogosultsággal, akkor a számlázás nem feltétlenül kötődik egyetlen számítógéphez vagy irodához.
Ez különösen hasznos lehet például:
- több telephellyel rendelkező vállalkozásoknál,
- otthonról dolgozó munkatársaknál,
- értékesítőknél és üzletkötőknél,
- több helyszínen szolgáltatást végző vállalkozóknál,
- olyan cégeknél, ahol a könyvelőnek vagy más munkatársnak is hozzáférésre van szüksége.
Az online rendszer további előnye, hogy a felhasználónak jellemzően nem kell a program frissítésével és technikai karbantartásával foglalkoznia. A rendszer üzemeltetője gondoskodik a háttérben történő működtetésről és a frissítésekről.
Mit jelent az asztali számlázó program?
A klasszikus asztali számlázó program olyan szoftver, amelyet egy számítógépre vagy helyi informatikai környezetbe telepítenek.
Ez a megoldás hosszú időn keresztül a számlázás egyik legelterjedtebb formája volt, és ma is számos vállalkozás számára megfelelő választás.
Az asztali program egyik fontos előnye, hogy a vállalkozás saját számítógépes környezetében használható. Bizonyos esetekben ez nagyobb kontrollt jelenthet az adatok és a munkafolyamatok felett.
Egy klasszikus számlázó szoftver különösen akkor lehet előnyös, ha a vállalkozás:
- elsősorban egy adott számítógépen dolgozik,
- stabil, helyhez kötött munkakörnyezettel rendelkezik,
- nem igényli a számlázás folyamatos távoli elérését,
- nagyobb kontrollt szeretne a helyi informatikai környezet felett,
- más helyi ügyviteli vagy készletkezelő rendszerrel szeretné összekapcsolni a számlázást.
Fontos azonban, hogy az „asztali” nem feltétlenül jelenti azt, hogy egy program kizárólag egyetlen számítógépen használható. Megfelelő hálózati kialakítással és többfelhasználós megoldással az ilyen rendszerek is képesek több munkaállomás kiszolgálására.
Online vagy asztali számlázó? A legfontosabb különbségek
Első pillantásra az online és az asztali számlázó ugyanazt a feladatot végzi: számlát állít ki.
A háttérben azonban egészen más működési modellről van szó.
| Szempont | Online számlázó | Asztali számlázó |
|---|---|---|
| Telepítés | Általában nem szükséges | Szükséges |
| Használat | Böngészőből vagy online felületen | Telepített programból |
| Helyfüggetlenség | Nagy | Korlátozottabb |
| Internet | Általában szükséges | Megoldástól függően kevésbé kritikus |
| Frissítés | Jellemzően automatikus | Telepíteni kellhet |
| Több helyszín | Egyszerűen megoldható | Külön kialakítást igényelhet |
| Távoli munkavégzés | Kifejezetten előnyös | Megoldható, de technikai beállítás kellhet |
| Helyi működés | Korlátozott | Jellemzően erősebb |
| Karbantartás | Szolgáltató által kezelt | A vállalkozás vagy rendszergazda feladata lehet |
A táblázatból látható, hogy nincs mindenki számára egyértelmű győztes. A választást elsősorban a vállalkozás működése határozza meg.
PRÓBÁLJA KI MÉG MA A SZÁMLÁZÓ SZOFTVERT
Az online számlázó program előnyei
1. Bárhonnan elérhető
Az egyik legfontosabb előny a rugalmasság.
Egy online számlázó segítségével nem feltétlenül kell visszatérni az irodai számítógéphez ahhoz, hogy kiállítsunk egy számlát. Ez különösen hasznos lehet azoknak a vállalkozásoknak, amelyek munkatársai sokat vannak úton.
Egy szolgáltató például egy ügyfélnél végzett munka után akár azonnal elindíthatja a számlázási folyamatot.
2. Több számítógépről is használható
Az online rendszer egyik nagy előnye, hogy a számlázás nincs feltétlenül egyetlen számítógéphez kötve.
Ha a jogosultságok megfelelően vannak kialakítva, a cégvezető, az adminisztrátor vagy akár egy másik munkatárs is hozzáférhet a rendszerhez.
Ez a modern, részben vagy teljesen távoli munkavégzésnél különösen hasznos.
3. Nem kell minden gépre külön telepíteni
Egy hagyományos programnál a telepítés és az esetleges frissítés informatikai feladatot jelenthet.
Egy online számlázó esetében a felhasználó jellemzően egy böngészőn keresztül lép be, így nincs szükség arra, hogy minden munkagépen külön telepítsék a programot.
4. Egyszerűbb együttműködés
Egy online számlázó rendszer megkönnyítheti az együttműködést a vállalkozás különböző munkatársai és külső partnerei között.
A jogosultsági rendszer segítségével meghatározható, hogy ki milyen funkciókat használhat.
Ez különösen akkor lehet hasznos, ha például a számlázást az adminisztrátor végzi, miközben a cégvezető elsősorban a kimutatásokat és a számlázási adatokat szeretné látni.
Az online számlázás hátrányai
Természetesen az online megoldásoknak is vannak korlátaik.
A legfontosabb az internetkapcsolattól való függőség. Ha a rendszer kizárólag online működik, internet nélkül a számlázás is akadályba ütközhet.
Emellett a vállalkozásnak meg kell bíznia a szolgáltatóban, hiszen a rendszer működtetését, az adatkezelést, a rendelkezésre állást és a biztonsági megoldások jelentős részét a szolgáltató biztosítja.
Ezért online számlázó választásakor nem célszerű kizárólag az árat figyelni.
Érdemes megvizsgálni többek között:
- milyen adatbiztonsági megoldásokat alkalmaz a szolgáltató,
- milyen gyakran készül biztonsági mentés,
- milyen rendelkezésre állást biztosít,
- hogyan történik az adatok kezelése,
- milyen ügyfélszolgálat érhető el,
- milyen lehetőségek vannak az adatok exportálására.
Az asztali számlázó program előnyei
1. Helyi használat
Az asztali számlázó egyik fontos előnye a helyi működés.
Ha a vállalkozás munkája jellemzően egy adott irodában vagy telephelyen történik, és a számlázást mindig ugyanazokon a számítógépeken végzik, akkor nincs feltétlenül szükség felhőalapú rendszerre.
2. Kevésbé függhet az internetkapcsolattól
Egy megfelelően kialakított asztali számlázó bizonyos funkciói internetkapcsolat nélkül is használhatók lehetnek.
Ez különösen akkor lehet fontos, ha a vállalkozás olyan helyen működik, ahol az internetkapcsolat nem mindig stabil.
Ugyanakkor itt is érdemes megkülönböztetni magát a számlázó programot és az online szolgáltatásokkal való kapcsolatot. A NAV felé történő adatszolgáltatás és más online funkciók természetesen internetkapcsolatot igényelhetnek.
3. Jól illeszthető helyi rendszerekhez
Egy vállalkozásnál a számlázás gyakran nem önálló feladat.
Kapcsolódhat hozzá:
- készletkezelés,
- raktárkezelés,
- ügyfélnyilvántartás,
- pénztárkezelés,
- házipénztár,
- szállítólevél-kezelés,
- rendeléskezelés,
- kimutatások készítése.
Egy komplex, telepített ügyviteli rendszerben ezek a funkciók akár szorosan összekapcsolhatók.
Ezért egy olyan vállalkozásnál, amelynek nem pusztán számlakiállításra van szüksége, hanem teljesebb ügyviteli rendszerben gondolkodik, az asztali megoldás is nagyon jó választás lehet.
Az asztali számlázó hátrányai
Az asztali programoknál a telepítés, frissítés és karbantartás több odafigyelést igényelhet.
Ha több számítógépen kell használni a rendszert, gondoskodni kell arról is, hogy a program és az adatbázis megfelelően működjön a hálózatban.
Távoli munkavégzés esetén további technikai megoldásokra lehet szükség.
Egy egyszerű irodai környezetben ez nem jelent problémát, de egy több telephelyes vagy sok távoli munkatárssal működő vállalkozásnál már fontos szempont lehet.
PRÓBÁLJA KI MÉG MA A SZÁMLÁZÓ SZOFTVERT
A NAV-adatszolgáltatás szempontjából számít, hogy online vagy asztali?
Sokan úgy gondolják, hogy az „online számlázó” automatikusan azt jelenti, hogy a NAV felé is online történik minden.
A két fogalom azonban nem ugyanaz.
A számlázó programnak, illetve a számlázás módjának megválasztása mellett a NAV felé fennálló adatszolgáltatási kötelezettséget is teljesíteni kell. A NAV tájékoztatása szerint az érintett számlákról az Online Számla rendszerben kell adatot szolgáltatni, és ez nem kizárólag online számlázó programot használókra vonatkozik.
A korszerű számlázó programok ezért jellemzően olyan megoldásokat alkalmaznak, amelyek támogatják a NAV felé történő elektronikus adatszolgáltatást.
A lényeg tehát nem az, hogy a program online vagy asztali, hanem az, hogy megfelelően működjön és teljesítse az aktuális követelményeket.
Biztonság: online vagy asztali?
A biztonság kérdésében gyakran tévesen az online rendszert tekintik automatikusan kevésbé biztonságosnak.
Valójában önmagában az, hogy egy számlázó online vagy asztali, még nem mondja meg, mennyire biztonságos.
Egy online rendszer esetében a szolgáltató felelőssége többek között a szerverek, az infrastruktúra és a hozzáférések megfelelő kezelése.
Egy helyi telepítésű programnál viszont a vállalkozásnak is nagyobb szerepe lehet az adatbiztonságban. Fontos például a rendszeres biztonsági mentés, a megfelelő jogosultságok kialakítása, a számítógépek védelme és az adatok megőrzése.
Egy kiváló asztali számlázó program is problémássá válhat, ha az adatbázisról soha nem készül biztonsági másolat.
Ugyanígy egy online rendszer esetében sem érdemes vakon megbízni egy szolgáltatóban: a szolgáltatás feltételeit, az adatkezelést, a biztonsági mentéseket és az adatexport lehetőségeit is érdemes megismerni.
