Számla vs. Proforma számla
Mikor melyiket kell használni?
A vállalkozások mindennapi működésében gyakran felmerül a kérdés: mikor kell valódi számlát kiállítani, és mikor elegendő egy proforma számla? Bár a két dokumentum első ránézésre hasonlónak tűnik, jogi és pénzügyi szempontból teljesen eltérő szerepet töltenek be.
Ebben a részletes útmutatóban lépésről lépésre bemutatjuk a különbségeket, a helyes használati eseteket, valamint gyakorlati példákon keresztül segítünk eldönteni, mikor melyiket célszerű alkalmazni.
Mi az a számla?
A számla egy hivatalos, jogszabály által szabályozott bizonylat, amely egy gazdasági eseményt (termékértékesítés vagy szolgáltatásnyújtás) igazol.
Fő jellemzői:
- Áfa törvény hatálya alá tartozik
- Könyvelési bizonylat
- Fizetési kötelezettséget keletkeztet
- Adózási következménye van
Mikor kötelező számlát kiállítani?
Számlát kell kiállítani minden olyan esetben, amikor:
- terméket értékesítesz
- szolgáltatást nyújtasz
- előleget kapsz
Fontos: a számla kiállítása nem opcionális, hanem jogszabályi kötelezettség.
Mi az a proforma számla?
A proforma számla egy nem hivatalos, tájékoztató jellegű dokumentum, amely egy jövőbeni ügylet részleteit tartalmazza.
Fő jellemzői:
- Nem számviteli bizonylat
- Nem keletkeztet áfa fizetési kötelezettséget
- Nem kerül be a könyvelésbe
- Fizetési igény előkészítésére szolgál
Egyszerűen fogalmazva: a proforma számla egy „előzetes számla” vagy ajánlat + fizetési kérés kombinációja.
A legfontosabb különbségek
| Szempont | Számla | Proforma |
|---|---|---|
|
Jogi státusz |
Hivatalos |
Nem hivatalos |
|
Könyvelés |
Kötelező |
Nem kötelező |
|
Fizetési kötelezettség |
Keletkezik |
Nem keletkezik jogilag |
|
Sorszám |
Kötelező |
Nem kötelező (de ajánlott) |
PRÓBÁLJA KI MÉG MA A SZÁMLÁZÓ SZOFTVERT
Mikor helyes proforma számlát kiállítani?
Nemzetközi kereskedelemben
Export-import ügyleteknél gyakran szükséges a proforma számla:
- vámkezeléshez
- banki ügyintézéshez
- akkreditívhez
Példa: Egy magyar cég árut küld Németországba, és a vevő bankja proforma számlát kér az ügylet előkészítéséhez.
Megrendelés visszaigazolására
Ha az ügyfél még nem fizetett, de szeretnéd rögzíteni a feltételeket:
Példa: Egy rendezvényszervező cég elküldi a szolgáltatás részleteit és díját proforma számlán.
👉 Ez segít az egyértelműségben, de még nem keletkezik adókötelezettség.
Online vásárlásoknál (banki átutalás előtt)
Webshopok gyakran használnak proforma számlát:
- rendelés leadása után
- fizetés előtt
👉 A tényleges számla csak a fizetés után készül.
RENDELJE MEG MÉG MA A SZÁMLÁZÓ SZOFTVERT
Mikor NEM szabad proforma számlát használni?
Teljesítés után
Ha már megtörtént a teljesítés, kötelező számlát kiállítani.
Fizetés beérkezése után
Amint pénz érkezik:
- előleg esetén → előlegszámla
- teljesítés esetén → végszámla
Könyvelési célokra
A proforma számla:
- nem bizonylat
- nem könyvelhető
Áfa elszámolásra
Proforma alapján:
- nem számolható el áfa
- nem keletkezik adófizetés
Gyakori hibák a gyakorlatban
Hiba #1: „Számla helyett proforma”
Sokan próbálják elkerülni az adófizetést azzal, hogy csak proforma számlát állítanak ki.
👉 Ez súlyos hiba és adókockázatot jelent.
Hiba #2: Fizetés után nincs számla
Ha a vevő fizetett, de nem kap számlát:
👉 ez jogszabálysértés.
Hiba #3: Proforma számla könyvelése
Könyvelők egyik rémálma:
👉 proforma bekerül a könyvelésbe.
